FAQs
Wir beantworten Ihnen hier die häufigsten Fragen zum Whistle-Hinweisgeber-System
Hinweisgeber-System
Ein Hinweisgebersystem dient den Mitarbeitenden eines Unternehmens sowie Geschäftspartnern, Kunden und weiteren Stakeholdern als zentrale Anlaufstelle, um auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Es bietet dem betroffenen Unternehmen damit die Möglichkeit, sehr schnell auf Missstände zu reagieren, Reputationsschäden abzuwenden und interne Prozesse zu verbessern. Durch neue gesetzliche Anforderungen ist das Thema Hinweisgebersysteme aktueller denn je.
Die EU-Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937 des europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden) hat sich zum Ziel gesetzt, Personen zu schützen, die Verstöße melden.
Hier kommt unser Whistle-Hinweisgeber-System ins Spiel. Unternehmen können es nutzen, um anonym Hinweise zu erhalten und diesen nachzugehen. Ein Hinweisgeber kann jederzeit den Verlauf seines Hinweises nachverfolgen und einsehen, ob sein Hinweis bearbeitet wurde und zu welchem Resultat dieser geführt hat.
Die EU-Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, fordert die Einführung von Hinweisgebersystemen für Unternehmen und Organisationen im öffentlichen und privaten Sektor, wenn sie mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigen. Die Mitgliedstaaten müssten die europäische Richtlinie bis spätestens 17. Dezember 2021 in nationales Recht übertragen. Seit dem 17. Dezember 2023 ist die Einführung für Unternehmen mit > 50 Mitarbeitern verpflichtend.
Mit Whistle können vertraulich und anonym Gesetzes- & Regelverstöße gemeldet werden. Hinweisgeber können bspw. über den Whistle-Link auf der Unternehmenswebseite ihren Hinweis anhand von vorgegebenen Fragen oder Freitext abgeben. Außerdem können Fotos oder Dateien hochgeladen werden, die den Hinweis besser dokumentieren. Das System funktioniert wie ein von zwei Seiten zugängliches Postfach. Hinweisgeber erhalten nach dem Absenden eines Hinweises einen individuellen Hinweis-Code und eine PIN, mit dem sie sich später wieder in den Hinweis einloggen können. Unternehmen haben so die Möglichkeit, Nachfragen zu stellen. Der Hinweis ist für den Hinweisgeber nur mit dem Code und die PIN zugänglich und ist daher gut aufzubewahren.
Meist legen Unternehmen individuell intern fest, zu welchen Themen, Regel- oder Gesetzesverstößen es sinnvoll ist, Hinweise zu geben. In der Regel haben Mitarbeiter meist ein sehr gutes Un-/Rechtsempfinden. Verhaltensweisen bzw. Verstöße, die einem Unternehmen direkt oder indirekt, kurz-, mittel- oder langfristig in finanzieller, moralischer und image-technischer Sicht schaden, sollten auf jeden Fall gemeldet werden.
Whistleblowing ist der Hinweis auf einen Missstand oder Fehlverhalten im Unternehmen mit der Absicht, Schaden vom Unternehmen, desen Mitarbeitern, Kunden und Dienstleistern abzuwenden. Whistleblowing kann vertraulich und anonym erfolgen. Um mögliche negative Konsequenzen für den Hinweisgeber zu vermeiden, sollte dazu ein Weg genutzt werden, der die Sicherheit des Hinweisgebers vollumfänglich gewährleistet. Dies ist nur bei digitalen Systemen der Fall, die in der EU gehostet werden, da diese sich an EU-Recht und auch an die DSGVO halten müssen.
Handhabung
Sie können Hinweise ausschließlich über den vom jeweiligen Unternehmen geteilten Link melden. Der Link identifiziert das Unternehmen und stellt somit sicher, dass Sie Hinweise zum korrekten Unternehmen melden. Schauen Sie daher auf der Website des jeweiligen Unternehmen bzw. Organisation.
Sind Sie dem Link gefolgt, klicken Sie auf den Button "Einen Hinweis geben" und beantworten Sie so ausführlich wie möglich die gestellten Fragen.
Zum Schluss bekommen Sie eine Zusammenfassung Ihrer Antworten und können Ihren Hinweis prüfen und absenden. Nach dem Absenden erhalten Sie einen Code und eine PIN, womit Sie sich jederzeit in Ihren gemeldeten Hinweis einloggen können, um den aktuellen Barbeitungsstand einzusehen, Rückfragen des Unternehmens zu beantworten oder weitere Vermerke/Notizen hinzuzufügen, falls Ihnen noch etwas eingefallen ist.
Um zu prüfen, was mit Ihrem Hinweis passiert ist, können Sie sich jederzeit mit Ihrem Code und Ihrer PIN in Ihren Hinweis einloggen. Dies funktioniert ausschließlich über den Unternehmens-Link, über den Sie auch Ihren Hinweis abgegeben haben.
Sollten Sie Ihren Code / Ihre PIN vergessen haben, können Sie Ihren Hinweis erneut melden oder Sie vertrauen darauf, dass diesem korrekt nachgegangen wurde.
In unserem System kann Ihr Hinweis ausschließlich von der Vertrauensperson des Unternehmens eingesehen werden. Natürlich hat auch jeder Zugriff, der die Code-PIN-Kombination hat und weiß zu welchem Unternehmen diese gehört. Verwahren Sie den Code und die PIN entsprechend an einer sicheren Stelle, um Ihre Anonymität zu schützen.
Nein. Ein Hinweis kann nicht wieder gelöscht werden. Seien Sie sich daher sicher, bevor Sie Ihren Hinweis melden.